«Как поднять эффективность работы в 2 раза?» — именно такой вопрос я поставил перед нашей командой на одной из планерок. Результат для меня получился несколько удивительным, стал небольшим откровением и даже, наверное, разочарованием. Оказалось, что именно в этом элементе происходит огромное количество сбоев и ошибок, тормозящих наше развитие и эффективность. Уверен, что у большинства компаний ситуация схожая, и стать эффективнее мешает, в том числе, и этот элемент. Но обо всем по-порядку.

Итак, мною был задан вопрос нашей команде «Как поднять эффективность работы в 2 раза?». Выяснились основные причины отсутствия эффективности. Отмечу, что некоторые сформулированные проблемы являются нишевыми, т.е. присущи либо какой-то отдельной должности, либо отдельному человеку. Но не будем об этом, а поговорим о самом главном.

Среди прочих причин, практически у каждого сотрудника, наряду со своими личными проблемами, обнаруживается одна и та же сложность, которая, по сути, стала нашей топовой проблемой в деле повышения эффективности. Выяснилось, что из-за нее мы можем терять до половины рабочего времени впустую! Вы только вдумайтесь — половина рабочего времени бездарно может быть потеряна! Осознание этого тяжелого факта мне портит настроение до сих пор.

Какая проблема тормозит нашу эффективность работы

Этой проблемой является «непонимание сути решаемой задачи» или, другими словами, часто мы не знаем, что и зачем мы делаем! То есть сотрудник, получая очередную задачу и приступая к ее работе, вначале просто не может понять, что от него требуется, что от него хотят. И пока он додумается, догадается, каким-то путем доберется до раскрытия сути задачи, уходит огромное количество времени, которого уже не вернуть. Понимаете?

В большинстве бизнес — процессов, где участвуют двое и более сотрудников, есть очень слабое звено — коммуникация. Постановщик понимает суть задачи и доносит ее в меру своего понимания (которое у него выше, так как он является инициатором) до исполнителя (который, может, делал до этого что-то другое и не думал ни о чем подобном). Быть на одной волне у них получается крайне редко. Да, это проблема коммуникации и взаимодействия — но, в конечном итоге, она приводит к замедлению скорости работы и, как результат, к потере денег.

Решение проблемы взаимопонимания между постановщиком задачи и исполнителем позволит повысить скорость решения производственных и бизнес-задач. В качестве таковых решений могут быть использованы различные чек-листы, инструкции и т.д. Инструмент не столь важен, как важна именно культура работы над проектами. Только при полном осознании сути совершаемых действий возможен положительный результат. Очень часто такая проблема возникает между заказчиками и исполнителями. Иногда приходится наблюдать, как компания, ввязавшись в проект, суть которого не до конца понимает, мечется, как лев в клетке, в поисках возможностей вырваться из этой самой клетки.

Проверь себя, своих коллег, сотрудников при ближайшей постановке задач — все ли правильно понял исполнитель, как вы себе представляете? Вы удивитесь, но иногда все бывает с точностью да наоборот.

Как поднять эффективность постановки задач?

Выход простой. Наряду с формализацией процессов постановки задач, учитесь ставить задачи, а не только давать распоряжения.

В чем разница?

А разница в получаемом фидбеке, которого нет при даче распоряжения. Описывая суть предлагаемой к решению задачи, обязательно убедитесь в том, что она понята именно так, как нужно вам, переспросите, узнайте, как именно она будет решаться. Не бойтесь потратить на это время — переделывать будет дольше, дороже и больнее.

Если у вас бывали случаи с неверным пониманием поставленных задач — делитесь в комментариях, к каким последствиям это привело, сколько времени потратили на исправление ситуации и как с этим боролись.

Метки: